Tapahtumapalvelut
HUOM! Nettisivujen uudistus käynnissä. Pahoittelemme häiriöitä.
Tapahtumapalvelut – Onnistuneen tapahtuman takana
Tapahtumapalvelut ovat monipuolinen kokonaisuus,
joka kattaa kaiken tarvittavan onnistuneen tapahtuman järjestämiseen.
Olipa kyseessä pieni perhejuhla, suuri yritystapahtuma tai yleisötapahtuma,
ammattitaitoiset tapahtumapalveluiden tarjoajat varmistavat, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan.
Mitä tapahtumapalvelut pitävät sisällään?
Tapahtumapalveluiden kirjo on laaja, ja palveluiden sisältö riippuu tapahtuman luonteesta ja asiakkaan tarpeista.
Tyypillisesti palvelut sisältävät ainakin osan seuraavista osa-alueista:
Suunnittelu: Tapahtuman tavoitteiden määrittely, budjetointi, aikataulutus ja konseptin luominen.
Paikan valinta ja varaus: Sopivan tapahtumapaikan etsiminen ja varaaminen.
Tekniikka: Äänentoisto, valaistus, videotekniikka ja muu tarvittava tekniikka.
Ohjelma: Esiintyjien, puhujien ja muun ohjelman järjestäminen.
Tarjoilu: Ruoka- ja juomatarjoilun suunnittelu ja toteutus.
Somistus: Tilan koristelu ja teeman mukainen somistus.
Kuljetukset ja majoitus: Vieraiden kuljetusten ja majoituksen järjestäminen.
Turvallisuus: Tapahtuman turvallisuuden varmistaminen.
Markkinointi ja viestintä: Tapahtuman markkinointi ja viestintä kohderyhmälle.
Toteutus: Tapahtuman käytännön toteutus ja koordinointi.
Jälkityöt: Tapahtuman jälkeiset toimenpiteet, kuten tilojen siivous ja palautteen kerääminen.
Miksi ulkoistaa juhlien / tapahtumien järjestäminen?
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen on yhä yleisempää yritysten ja organisaatioiden keskuudessa.
Tämä johtuu monista eduista, joita ulkoistaminen tarjoaa.
Tässä artikkelissa käyn läpi tärkeimmät syyt, miksi tapahtumapalveluiden ulkoistaminen kannattaa.
1. Ammattitaito ja kokemus
Tapahtumapalveluiden ammattilaisilla on laaja kokemus erilaisten tapahtumien järjestämisestä.
Heillä on usein käytössään laaja verkosto yhteistyökumppaneita, kuten esiintyjiä, catering-yrityksiä ja teknisiä palveluntarjoajia.
Ammattilaiset osaavat suunnitella ja toteuttaa tapahtumia, jotka ovat sekä mieleenpainuvia että onnistuneita.
2. Ajansäästö ja tehokkuus
Tapahtuman järjestäminen vaatii paljon aikaa ja resursseja.
Ulkoistamalla tapahtumapalvelut yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.
Ammattilaiset hoitavat kaikki tapahtuman järjestämiseen liittyvät tehtävät, kuten paikan varauksen, ohjelman suunnittelun, tarjoilut ja teknisen toteutuksen.
3. Kustannustehokkuus
Vaikka ulkoistaminen voi aluksi tuntua kalliilta, se voi todellisuudessa säästää rahaa.
Tapahtumapalveluiden ammattilaisilla on usein paremmat neuvotteluyhteydet ja he voivat saada edullisempia hintoja palveluista.
Lisäksi he osaavat optimoida budjetin käytön ja välttää kalliita virheitä.
4. Riskienhallinta
Tapahtumien järjestämiseen liittyy aina riskejä.
Ammattilaiset osaavat tunnistaa mahdolliset riskit ja varautua niihin.
Heillä on myös usein kattava vakuutusturva, joka suojaa yritystä mahdollisilta vahingoilta.
5. Luovuus ja innovaatiot
Tapahtumapalveluiden ammattilaiset ovat usein luovia ja innovatiivisia.
He voivat tuoda uusia ideoita ja näkökulmia tapahtuman suunnitteluun.
Tämä voi auttaa luomaan tapahtumia, jotka ovat sekä ainutlaatuisia että mieleenpainuvia.
6. Joustavuus ja skaalautuvuus
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen mahdollistaa joustavan ja skaalautuvan toiminnan.
Ammattilaiset voivat mukauttaa palvelunsa yrityksen tarpeiden mukaan.
Olipa kyseessä pieni kokous tai suuri yleisötapahtuma, ammattilaiset osaavat hoitaa sen.
7. Asiakastyytyväisyys
Onnistunut tapahtuma parantaa yrityksen imagoa ja lisää asiakastyytyväisyyttä.
Ammattilaisten järjestämä tapahtuma on usein laadukas ja hyvin toteutettu.
Tämä jättää positiivisen muistijäljen osallistujille.
Yhteenveto
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen on strateginen päätös, joka voi tuoda yritykselle monia etuja.
Ammattitaito, ajansäästö, kustannustehokkuus, riskienhallinta, luovuus, joustavuus ja
asiakastyytyväisyys ovat tärkeimpiä syitä, miksi ulkoistaminen kannattaa.
Kenelle tapahtumapalvelut sopivat?
Tapahtumapalvelut sopivat kaikille, jotka haluavat järjestää onnistuneen tapahtuman. Palveluita käyttävät muun muassa:
Yritykset:
Kokoukset, seminaarit, messut, henkilöstötilaisuudet.
Yksityishenkilöt:
Häät, syntymäpäivät, perhejuhlat.
Yhdistykset ja järjestöt:
Yleisötapahtumat, festivaalit, konsertit.
Julkiset organisaatiot:
Kaupungin tapahtumat, festivaalit, näyttelyt.
Yhteenveto
Tapahtumapalvelut ovat arvokas apu onnistuneen tapahtuman järjestämisessä.
Ammattitaitoiset palveluntarjoajat varmistavat,
että tapahtuma sujuu suunnitelmien mukaan ja jättää positiivisen muistijäljen.
Vähemmän säätöä - enemmän hauskaa
Harvoin saat yhdestä ja samasta yrityksestä nämä kaikki:
– ohjelma- ja viihdepalvelut, aktiviteetit,
– somisteet,
– kalusteet,
– herkku- ja viihdelaitteet,
– ääntä ja valoa
sekä
– suunnittelut, koordinoimiset ja toteutukset.
Jos haluat säästää aikaa, hermojasi sekä eurojasi, niin meiltä löytyy pakettiratkaisut jokaiseen budjettiin.
Kerro budjetti sekä taustatietoja juhlistasi / tapahtumastasi.
Ideoimme sinulle useita vaihtoehtoja, joista valitset mieluisimman kokonaisuuden.
Haluaisitko ulkoistaa tapahtumapalvelut?
Voit ulkoistaa meille koko toteutuksen, jolloin tapahtumatuottaja ottaa vetovastuun
koko tapahtuman suunnittelusta, organisoinnista ja toteutuksesta.
Yhteyshenkilönne tehtäväksi jää, että valitsette vain mieluisimmat / teille sopivimmat vaihtoehdot.
Tapahtumatuottaja vastaa eri toimijoiden,
kuten esiintyjien ja juontajien varauksista sekä teknisestä toteutuksesta,
kuten äänentoistot, lavarakenteet, valaistustekniikka yms.
Tapahtumatuottaja myös ideoi / koordinoi teeman ja budjetin mukaisen
somistekokonaisuuden asennuksineen ja purkuineen – sovitussa aikataulussa,
yhdessä juhlapaikan yhteyshenkilön, somistajien sekä muiden sidosryhmien kanssa.
Hän voi huolehtia myös pitopalveluiden / juhlatilojen kilpailutuksesta
sekä kuljetusten varauksista yms.
Juhlapäivän koordinoimiseen ja yllä olevien asioiden selvittämiseen
menee tapahtumatuottajalta kokonaisuudessaan n. 10-15h + mahdollinen juhlapäivän läsnäolo.
Sinun ei tuolloin tarvitse huolehtia yksityiskohdista / aikatauluista
ja niiden muutoksista, varausten lukituksista yms.
Tapahtumatuottaja pitää tuon kaiken hallinnassaan – annetun budjetin ja aikataulun raameissa.
Halutessanne tapahtumatuottaja voi olla myös tapahtumapäivänä paikanpäällä,
jolloin hän huolehtii esiintyjien / tavarantoimittajien vastaanottamisesta,
paikkojen näyttämisestä ja aktiviteettipisteiden / somistajien perehdyttämisestä,
niin kaikki on sovituissa paikoissa sovituissa aikatauluissa.
Nuo kaikki kilpailutukset ja varaukset voi tehdä myös itse.
Meiltä saa kyllä yksittäiset tarjoukset meidän omista somistepaketeista, esiintyjistä, aktiviteeteista yms
– eikä tuosta tule tapahtumatuottajan kustannuksia.
Monet tapahtumatoimistot tilaavatkin meidät somistamaan tai tuomaan aktiviteetteja yms.
He kuitenkin laittavat aina meidän hintojen päälle omat provisiot.
Meiltä nämä kaikki saa suoraan meidän omasta varastosta ilman välikäsiä ja
euroja pystytään siten säästämään tai käyttämään johonkin extraan.
PS. Katso sivun alaosasta mitä kaikkea saat yhdestä ja samasta paikasta.
Tapahtumapalvelut aloitetaan aina tapahtumakonseptin suunnittelulla. Se on aina käyttäjä- ja kohderyhmäkeskeistä suunnittelua.
Jokainen hyvä tapahtumakonsepti ponnistaa siitä, että kohderyhmä tunnetaan hyvin ja sen tarpeet ja tunteet ymmärretään vielä paremmin.
Onnistuneessa tapahtumakonseptissa pitää olla selkeä ja kristallinkirkas ajatus siitä, KENELLE tapahtuma järjestetään.
Pitää siis tietää ja ymmärtää kohderyhmää sekä sen käyttäytymisen tapoja ja motiiveja.
Tarkka kohderyhmän määritys auttaa löytämään työkalut, miten pystymme vaikuttamaan ihmisiin halutulla tavalla.
On tärkeää esimerkiksi selvittää, millainen on kohderyhmän ajankäyttö, mistä se on kiinnostunut ja miten me voisimme tapahtuman keinoin tuoda lisäarvoa heidän arkeensa.
Parhaimmillaan tapahtumakonseptissa on osia, joiden avulla tapahtuma kerää ja lisää asiakasymmärrystä tulevien toimenpiteiden parantamiseksi.
Tapahtumakonsepti on itseasiassa kohderyhmälähtöinen toimenpidemalli, jossa tärkeimpänä kanavana on itse tapahtuma, taianomainen hetki kun ihmiset kohtaavat.
Lähdetään yhdessä suunnittelemaan mieleenpainuva tapahtuma, joka on täynnä:
– ILOA – VIIHDETTÄ – ELÄMYKSIÄ.
Parhaiten nimittäin muistamme sen mitä tunsimme.
Miksi tekisit yhteistyötä kanssamme?
Tilaisuus kohtaamiselle, tapahtuma, on yhä tuloksellisempi tapa vaikuttaa ihmisten käyttäytymiseen.
Tapahtumien avulla päästään vaikuttamaan tunteisiin ja sitä kautta pitkäkestoiseen muistiin. Parhaiten muistamme sen mitä tunsimme.
Tapahtumien avulla pystyt kasvattamaan henkilöstön / kutsuvieraiden arvostusta yritystäsi, sen arvomaailmaa ja jopa sinua itseäsikin kohtaan.
Tämä sama pätee jopa lasten synttäreihinkin – niidenkin avulla pystyt synnyttämään pidempiä muistijälkiä ja vahvistamaan lapsesi kaverisuhteita.
Vuorovaikutus ja kohtaamiset – hyvin toteutettuna = Auttavat sinua menestymään.
Älä järjestä tapahtumaa tapahtumana – raha menee hukkaan. Hieman ideaa mukaan ja voit muuttaa tapahtuman kuluerästä arvokkaaksi sijoitukseksi.
Yksityiskohdat – näistä pidämme. Onnistuneessa tapahtumassa asiakaskokemus on huomiotu kutsuista, tapahtuman sisältöön ja aina narikasta lähtemiseen – visuaalisuutta unohtamatta.
Yhdellä osa-alueella epäonnistuminen voi kuitenkin äkkiä kääntää mielikuvia negatiiviseksi.
Muista siis tarkasti miettiä tapahtuman kulkua ja jokaista osa-aluetta, niin luot ilahduttavan ja positiivisen mielikuvan.
Nyt me olemme kertoneet itsestämme ja toimintatavoistamme, niin kerro sinä itsestäsi meille.
Mitä enemmän kerrot, niin sen paremmin pystymme auttamaan sinua.
# tapahtumapalvelut # tapahtumapalvelut helsinki
# yritystilaisuudet ja tapahtumat
DJ Ooves kävi Porvoon valoviikoilla ja väkeä riitti ympärillä kuvaamassa.
Taustalla soi hänen uusi bilebiisi: Ooves – Gone.
DJ Ooves soittaa tapahtumissa toiveidesi ja tapahtuman luonteeseen sopivaa musiikkia.
IG / TikTok / Spotify @oovesmusic
#artistikeikalle #dj juhliin #dj tapahtumiin
Tapahtumapaketeillamme saat euroja säästöön
Valokyltti
Värisävyt vaihdettavissa.
Hinta 60€/vkl
Viherkaari n. 2x2m
HUOM! Värit ja kukat räätälöidään toiveiden ja bujdetin mukaan.
Kukkatolppa n. 2m
HUOM! Värit ja kukat räätälöidään toiveiden ja bujdetin mukaan.
Baaritiski
HUOM! Baaritiskin ympärille voi myös rakentaa näyttävän viherkaaren.
Onnenpyörä
Lue lisää.
Ohjelmoitavat valoketjut
Baarimestarit
Lue lisää.
LED-esiintyjät
Lue lisää.
Reaktiopeli
Lue lisää.
Paljettiseinät
Kysy lisää.
Teemasomisteet
Casino / Las Vegas
Lue lisää.
80- / 90 luku
Lue lisää.
After Ski
Lue lisää.
Hawaii
Lue lisää.
Halloween
Lue lisää.
Meiltä saat kaiken mitä tarvitset. Helposti & nopeasti.
Tapahtumakonseptit
Teema, suunnittelu, toteutus, yksityiskohtia myöten. Saat myös viihdelaitteet ja somisteet suoraan omasta varastostamme.
Tapahtumatilat
Etsimme parhaiten kohderyhmää, kohtaamisia ja budjettia palvelevat tilat – toiveita kuunnellen. Meiltä saat samalla esiintyjät, aktiviteetit, somisteet yms.
Tapahtumatyöntekijät
Baarimikot, pelinhoitajat, järjestyksenvalvojat, somistajat, loppusiivoukset yms.
Viihde- ja ohjelmapalvelut
Tavoitteiden, kohderyhmän ja teeman mukaista sisältöä – oikeaan aikaan aikataulutettuna. Aktiviteetit, ohjelmat, DJ:t, karaoket, bilebändit, trubaduurit, koomikot, taikurit, show-ryhmät yms.
Äänet, valot ja somisteet
Valoilla + somisteilla loihdit tilaan kuin tilaan upean elämyksen. Somistus ja lavastus (tietyn teeman mukainen rekvisiitta tunnelmaa kohottamaan).
Catering
Eräs tärkeimmistä juhlien yksittäisistä elementeistä – iloa ja elämyksiä myös tarjoilujen avulla. Meillä on useita laadukkaita catering-kumppaneita, joista löydämme sinulle sopivimman ja saat siitä nopeasti tarjouksen mailiisi.
Keskittämällä säästät aikaa ja eurojasi
Teemajuhlat
Teemajuhlat suunnitteilla? Kurkkaa hauskat teemajuhlaideat. Meiltä saat teemajuhliin sopivat esiintyjät, somisteet, aktiviteetit yms. Sinun ei tarvitse tilata yksittäisiä tuotteita useasta eri paikasta. Säästät aikaa ja eurojasi.
Pikkujoulut
Helpotusta pikkujoulujen järjestelyihin? Meiltä saat esiintyjät, somisteet, kalusteet, aktiviteetit, herkku- ja viihdelaitteet yms. Kaikkea kivaa - yhdestä ja samasta paikasta. Toteutamme pikkujouluja myös avaimet käteen-periaatteella. Vähemmän säätöä - enemmän hauskaa.
Esiintyjät
Mahtavia esiintyjiä erilaisiin juhliin, tapahtumiin yms. Tulishowt, taikurit, koomikot, bändit, dj:t, sirkusesiintyjät ja paljon muitakin esiintyjiä aikuisten sekä lasten juhliin.
