Tapahtumasuunnittelu
HUOM! Nettisivujen uudistus käynnissä. Pahoittelemme häiriöitä.
Tapahtumasuunnittelu – Onnistuneen tapahtuman kulmakivi
Tapahtumasuunnittelu on monipuolinen prosessi,
joka vaatii tarkkaa silmää yksityiskohdille, luovuutta ja hyviä organisointitaitoja.
Olipa kyseessä pieni perhejuhla, suuri yritystapahtuma tai yleisötapahtuma,
huolellinen suunnittelu on avain onnistuneeseen lopputulokseen.
VINKKI:
Oletko ikinä törmännyt yhtälöön: Hyvä, halpa ja nopea tapahtuma?
Kokemuksellani voin todeta, että pystyt valitsemaan vaihtoehdoista vain kaksi.
Kolmas on aina vastakohta.
Siten suosittelen aloittamaan tapahtumasuunnittelun
AINA hyvissä ajoin.
Mitä tapahtumasuunnittelu pitää sisällään?
Tapahtumasuunnittelu on kokonaisvaltainen prosessi, joka kattaa kaikki tapahtuman osa-alueet.
Tyypillisesti se sisältää ainakin seuraavat vaiheet:
Tavoitteiden määrittely:
– Miksi tapahtuma järjestetään? Mitä sillä halutaan saavuttaa?
– Kenelle tapahtuma on suunnattu?
Budjetointi:
– Kuinka paljon rahaa on käytettävissä?
– Miten budjetti jaetaan eri osa-alueille?
Aikataulutus:
– Milloin tapahtuma järjestetään?
– Mitä tehtäviä on hoidettava missäkin vaiheessa?
Paikan valinta:
– Mikä on sopiva tapahtumapaikka?
– Miten paikka vastaa tapahtuman tarpeita?
Ohjelman suunnittelu:
– Mitä ohjelmaa / aktiviteettia tapahtumassa on?
– Ketkä ovat esiintyjiä tai puhujia?
Tarjoilut:
– Mitä ruokaa ja juomaa tarjoillaan?
– Miten tarjoilu toteutetaan?
Tekniikka / Somistus:
– Mitä tekniikkaa tarvitaan (äänentoisto, valaistus, videotekniikka, somistukset)?
– Miten tekniikka / somistus järjestetään?
Markkinointi ja viestintä:
– Miten tapahtumaa markkinoidaan?
– Miten viestitään osallistujille?
Turvallisuus:
– Miten tapahtuman turvallisuus varmistetaan?
– Mitä turvallisuusjärjestelyjä tarvitaan?
Toteutus ja koordinointi:
– Miten tapahtuma toteutetaan käytännössä?
– Miten eri osa-alueita koordinoidaan?
Jälkityöt:
– Miten kerätään palautetta tapahtumasta?
– Mitä toimenpiteitä tehdään tapahtuman jälkeen?
Tärkeitä näkökohtia tapahtumasuunnittelussa
Kohderyhmän tunteminen:
Tapahtuman suunnittelu lähtee aina kohderyhmän tarpeista ja odotuksista.
Luovuus:
Tapahtuman tulisi olla mieleenpainuva ja erilainen.
Luovuus auttaa erottumaan massasta.
Joustavuus:
Suunnitelmat voivat muuttua matkan varrella.
On tärkeää olla joustava ja valmis tekemään muutoksia.
Kommunikaatio:
Hyvä kommunikaatio on avain onnistuneeseen yhteistyöhön eri osapuolten välillä.
Riskienhallinta:
Tapahtumasuunnittelussa on tärkeää tunnistaa mahdolliset riskit ja varautua niihin.
Miksi tapahtumasuunnittelu on tärkeää?
Onnistunut lopputulos:
Huolellinen suunnittelu varmistaa, että tapahtuma onnistuu ja täyttää sille asetetut tavoitteet.
Kustannustehokkuus:
Hyvä suunnittelu auttaa välttämään turhia kuluja ja optimoimaan budjetin käyttöä.
Ajan säästö:
Selkeä suunnitelma tehostaa työskentelyä ja säästää aikaa.
Stressin vähentäminen:
Hyvin suunniteltu tapahtuma sujuu yleensä ongelmitta, mikä vähentää stressiä.
Positiivinen muistijälki:
Onnistunut tapahtuma jättää positiivisen muistijäljen osallistujille.
Tapahtumasuunnittelu on monipuolinen ja haastava ala,
joka vaatii jatkuvaa oppimista ja kehittymistä.
Miksi ulkoistaa tapahtumasuunnittelu?
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen on yhä yleisempää yritysten ja organisaatioiden keskuudessa.
Tämä johtuu monista eduista, joita ulkoistaminen tarjoaa.
Tässä artikkelissa käyn läpi tärkeimmät syyt, miksi tapahtumapalveluiden ulkoistaminen kannattaa.
1. Ammattitaito ja kokemus
Tapahtumapalveluiden ammattilaisilla on laaja kokemus erilaisten tapahtumien järjestämisestä.
Heillä on usein käytössään laaja verkosto yhteistyökumppaneita, kuten esiintyjiä, catering-yrityksiä ja teknisiä palveluntarjoajia.
Ammattilaiset osaavat suunnitella ja toteuttaa tapahtumia, jotka ovat sekä mieleenpainuvia että onnistuneita.
2. Ajansäästö ja tehokkuus
Tapahtuman järjestäminen vaatii paljon aikaa ja resursseja.
Ulkoistamalla tapahtumapalvelut yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.
Ammattilaiset hoitavat kaikki tapahtuman järjestämiseen liittyvät tehtävät, kuten paikan varauksen, ohjelman suunnittelun, tarjoilut ja teknisen toteutuksen.
3. Kustannustehokkuus
Vaikka ulkoistaminen voi aluksi tuntua kalliilta, se voi todellisuudessa säästää rahaa.
Tapahtumapalveluiden ammattilaisilla on usein paremmat neuvotteluyhteydet ja he voivat saada edullisempia hintoja palveluista.
Lisäksi he osaavat optimoida budjetin käytön ja välttää kalliita virheitä.
4. Riskienhallinta
Tapahtumien järjestämiseen liittyy aina riskejä.
Ammattilaiset osaavat tunnistaa mahdolliset riskit ja varautua niihin.
Heillä on myös usein kattava vakuutusturva, joka suojaa yritystä mahdollisilta vahingoilta.
5. Luovuus ja innovaatiot
Tapahtumapalveluiden ammattilaiset ovat usein luovia ja innovatiivisia.
He voivat tuoda uusia ideoita ja näkökulmia tapahtuman suunnitteluun.
Tämä voi auttaa luomaan tapahtumia, jotka ovat sekä ainutlaatuisia että mieleenpainuvia.
6. Joustavuus ja skaalautuvuus
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen mahdollistaa joustavan ja skaalautuvan toiminnan.
Ammattilaiset voivat mukauttaa palvelunsa yrityksen tarpeiden mukaan.
Olipa kyseessä pieni kokous tai suuri yleisötapahtuma, ammattilaiset osaavat hoitaa sen.
7. Asiakastyytyväisyys
Onnistunut tapahtuma parantaa yrityksen imagoa ja lisää asiakastyytyväisyyttä.
Ammattilaisten järjestämä tapahtuma on usein laadukas ja hyvin toteutettu.
Tämä jättää positiivisen muistijäljen osallistujille.
Yhteenveto
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen on strateginen päätös, joka voi tuoda yritykselle monia etuja.
Ammattitaito, ajansäästö, kustannustehokkuus, riskienhallinta, luovuus, joustavuus ja
asiakastyytyväisyys ovat tärkeimpiä syitä, miksi ulkoistaminen kannattaa.
Vähemmän säätöä - enemmän hauskaa
Harvoin saat yhdestä ja samasta yrityksestä nämä kaikki:
– ohjelma- ja viihdepalvelut, aktiviteetit,
– somisteet,
– kalusteet,
– herkku- ja viihdelaitteet,
– ääntä ja valoa
sekä
– suunnittelut, koordinoimiset ja toteutukset.
Jos haluat säästää aikaa, hermojasi sekä eurojasi, niin meiltä löytyy pakettiratkaisut jokaiseen budjettiin.
Kerro budjetti sekä taustatietoja juhlistasi / tapahtumastasi.
Ideoimme sinulle useita vaihtoehtoja, joista valitset mieluisimman kokonaisuuden.
Haluaisitko ulkoistaa tapahtumasuunnittelut?
Voit ulkoistaa meille koko toteutuksen, jolloin tapahtumatuottaja ottaa vetovastuun
koko tapahtuman suunnittelusta, organisoinnista ja toteutuksesta.
Yhteyshenkilönne tehtäväksi jää, että valitsette vain mieluisimmat / teille sopivimmat vaihtoehdot.
Tapahtumatuottaja vastaa eri toimijoiden,
kuten esiintyjien ja juontajien varauksista sekä teknisestä toteutuksesta,
kuten äänentoistot, lavarakenteet, valaistustekniikka yms.
Tapahtumatuottaja myös ideoi / koordinoi teeman ja budjetin mukaisen
somistekokonaisuuden asennuksineen ja purkuineen – sovitussa aikataulussa,
yhdessä juhlapaikan yhteyshenkilön, somistajien sekä muiden sidosryhmien kanssa.
Hän voi huolehtia myös pitopalveluiden / juhlatilojen kilpailutuksesta
sekä kuljetusten varauksista yms.
Juhlapäivän koordinoimiseen ja yllä olevien asioiden selvittämiseen
menee tapahtumatuottajalta kokonaisuudessaan n. 10-15h + mahdollinen juhlapäivän läsnäolo.
Sinun ei tuolloin tarvitse huolehtia yksityiskohdista / aikatauluista
ja niiden muutoksista, varausten lukituksista yms.
Tapahtumatuottaja pitää tuon kaiken hallinnassaan – annetun budjetin ja aikataulun raameissa.
Halutessanne tapahtumatuottaja voi olla myös tapahtumapäivänä paikanpäällä,
jolloin hän huolehtii esiintyjien / tavarantoimittajien vastaanottamisesta,
paikkojen näyttämisestä ja aktiviteettipisteiden / somistajien perehdyttämisestä,
niin kaikki on sovituissa paikoissa sovituissa aikatauluissa.
Nuo kaikki kilpailutukset ja varaukset voi tehdä myös itse.
Meiltä saa kyllä yksittäiset tarjoukset meidän omista somistepaketeista, esiintyjistä, aktiviteeteista yms
– eikä tuosta tule tapahtumatuottajan kustannuksia.
Monet tapahtumatoimistot tilaavatkin meidät somistamaan tai tuomaan aktiviteetteja yms.
He kuitenkin laittavat aina meidän hintojen päälle omat provisiot.
Meiltä nämä kaikki saa suoraan meidän omasta varastosta ilman välikäsiä ja
euroja pystytään siten säästämään tai käyttämään johonkin extraan.
PS. Katso sivun alaosasta mitä kaikkia tapahtumapalveluita saat yhdestä ja samasta paikasta.
# tapahtumasuunnittelu # tapahtumasuunnittelu helsinki uusimaa päijät-häme # tapahtumasuunnittelija # tapahtuman suunnittelu
DJ Ooves kävi Porvoon valoviikoilla ja väkeä riitti ympärillä kuvaamassa.
Taustalla soi hänen uusi bilebiisi: Ooves – Gone.
DJ Ooves soittaa tapahtumissa toiveidesi ja tapahtuman luonteeseen sopivaa musiikkia.
IG / TikTok / Spotify @oovesmusic
#artistikeikalle #dj juhliin #dj tapahtumiin
Tapahtumapaketeillamme saat euroja säästöön
Valokyltti
Värisävyt vaihdettavissa.
Hinta 60€/vkl
Viherkaari n. 2x2m
HUOM! Värit ja kukat räätälöidään toiveiden ja bujdetin mukaan.
Kukkatolppa n. 2m
HUOM! Värit ja kukat räätälöidään toiveiden ja bujdetin mukaan.
Baaritiski
HUOM! Baaritiskin ympärille voi myös rakentaa näyttävän viherkaaren.
Onnenpyörä
Lue lisää.
Ohjelmoitavat valoketjut
Baarimestarit
Lue lisää.
LED-esiintyjät
Lue lisää.
Reaktiopeli
Lue lisää.
Paljettiseinät
Kysy lisää.
Teemasomisteet
Casino / Las Vegas
Lue lisää.
80- / 90 luku
Lue lisää.
After Ski
Lue lisää.
Hawaii
Lue lisää.
Halloween
Lue lisää.
