Yritysjuhlat
Yritysjuhlien järjestämisen ABC – näin onnistut!
Yritysjuhlat ovat loistava tapa vahvistaa työyhteisön henkeä, kiittää työntekijöitä ja luoda positiivista ilmapiiriä.
Onnistuneet juhlat jäävät varmasti pitkään mieleen.
Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät asiat, jotka sinun tulee huomioida, kun suunnittelet yrityksesi seuraavaa juhlaa.
1. Määrittele juhlan tavoite
Ennen kuin ryhdyt suunnittelemaan juhlaa, mieti tarkkaan, mitä haluat sillä saavuttaa.
Onko tavoitteena kiittää työntekijöitä menestyksekkäästä vuodesta, juhlistaa yrityksen syntymäpäivää vai vain rentoutua yhdessä?
Tavoite määrittää juhlan teeman, budjetin ja ohjelman.
2. Kokoa juhlakomitea
Juhlien järjestäminen on iso projekti, joten älä jää yksin sen kanssa.
Kokoa työkavereistasi juhlakomitea, joka auttaa sinua suunnittelussa ja toteutuksessa.
Erilaisilla taidoilla varustettu tiimi takaa sen, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioitua.
3. Määritä budjetti
Budjetti on tärkeä tekijä juhlien suunnittelussa.
Määritä realistisen budjetin, joka kattaa kaikki juhlaan liittyvät kulut, kuten tilan vuokran, ruoan, juoman, ohjelman ja mahdolliset lahjat.
4. Valitse sopiva paikka
Juhlapaikan valinta riippuu vieraiden määrästä, juhlan teemasta ja budjetistasi.
Vaihtoehtoja on monia: ravintola, hotelli, kulttuurikeskus, oma toimisto tai jopa ulkoilma.
Mieti myös paikan saavutettavuutta ja pysäköintimahdollisuuksia.
5. Suunnittele menu
Ruoka on tärkeä osa jokaista juhlaa. Valitse menu, joka miellyttää useimpia vieraita.
Voit tarjota esimerkiksi buffet-tyyppisen aterian, jossa on runsaasti vaihtoehtoja.
Muista myös allergiat ja muut erityisruokavaliot.
6. Valitse sopiva ohjelma
Ohjelma tekee juhlista elämyksellisen.
Voit järjestää esimerkiksi live-musiikkia, karaokea, tanssia, pelejä tai kilpailuja.
Muista, että ohjelman tulee sopia juhlan teemaan ja vieraiden kiinnostuksen kohteisiin.
7. Lähetä kutsut hyvissä ajoin
Lähetä kutsut vieraille riittävän ajoissa, jotta he voivat varata päivän kalenteriinsa.
Kutsussa tulee mainita juhlan päivämäärä, aika, paikka, pukukoodi ja viimeinen ilmoittautumispäivä.
8. Huomioi kaikki yksityiskohdat
Onnistuneiden juhlien takana on huolellinen suunnittelu.
Muista huomioida kaikki yksityiskohdat, kuten koristelu, valaistus, äänentoisto, tarjoilu ja siivous.
9. Nauti juhlista!
Kun kaikki valmistelut on tehty, on aika rentoutua ja nauttia juhlista yhdessä työkavereiden kanssa.
Muista kiittää kaikkia, jotka ovat osallistuneet juhlien järjestämiseen.
Lisävinkkejä:
-Tee kysely: Kysy työntekijöiltä, millaista juhlaa he toivoisivat.
-Ole luova: Älä pelkää kokeilla uusia asioita.
-Valokuvaa: Tallenna juhlan parhaat hetket valokuviin.
-Kiitä vieraita: Lähetä kiitosviesti tai -kortti juhlien jälkeen.
Onnistuneiden yritysjuhlien resepti:
-Selkeä tavoite
-Hyvä suunnittelu
-Sopiva budjetti
-Oikeat ihmiset mukaan
-Huomio kaikki yksityiskohdat
-Nauti juhlista!
Muista: Yritysjuhlat ovat investointi työyhteisön hyvinvointiin.
Kun järjestät onnistuneet juhlat, vahvistat työntekijöiden sitoutumista ja luot positiivista ilmapiiriä.
Miksi ulkoistaa yritysjuhlat?
Yritysjuhlien ulkoistaminen on yhä yleisempää yritysten ja organisaatioiden keskuudessa.
Tämä johtuu monista eduista, joita ulkoistaminen tarjoaa.
Tässä artikkelissa käyn läpi tärkeimmät syyt, miksi yritysjuhlien ulkoistaminen kannattaa.
1. Ammattitaito ja kokemus
Tapahtumapalveluiden ammattilaisilla on laaja kokemus erilaisten yritysjuhlien / tapahtumien järjestämisestä.
Heillä on usein käytössään laaja verkosto yhteistyökumppaneita, kuten esiintyjiä, catering-yrityksiä ja teknisiä palveluntarjoajia.
Ammattilaiset osaavat suunnitella ja toteuttaa tapahtumia, jotka ovat sekä mieleenpainuvia että onnistuneita.
2. Ajansäästö ja tehokkuus
Juhlien järjestäminen vaatii paljon aikaa ja resursseja.
Ulkoistamalla yritysjuhlien järjestämisen yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.
Ammattilaiset hoitavat kaikki juhlien järjestämiseen liittyvät tehtävät,
kuten paikan varauksen, ohjelman suunnittelun, tarjoilut ja teknisen toteutuksen.
3. Kustannustehokkuus
Vaikka ulkoistaminen voi aluksi tuntua kalliilta, se voi todellisuudessa säästää rahaa.
Tapahtumapalveluiden ammattilaisilla on usein paremmat neuvotteluyhteydet ja he voivat saada edullisempia hintoja palveluista.
Lisäksi he osaavat optimoida budjetin käytön ja välttää kalliita virheitä.
4. Riskienhallinta
Tapahtumien järjestämiseen liittyy aina riskejä.
Ammattilaiset osaavat tunnistaa mahdolliset riskit ja varautua niihin.
Heillä on myös usein kattava vakuutusturva, joka suojaa yritystä mahdollisilta vahingoilta.
5. Luovuus ja innovaatiot
Tapahtumapalveluiden ammattilaiset ovat usein luovia ja innovatiivisia.
He voivat tuoda uusia ideoita ja näkökulmia tapahtuman suunnitteluun.
Tämä voi auttaa luomaan tapahtumia, jotka ovat sekä ainutlaatuisia että mieleenpainuvia.
6. Joustavuus ja skaalautuvuus
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen mahdollistaa joustavan ja skaalautuvan toiminnan.
Ammattilaiset voivat mukauttaa palvelunsa yrityksen tarpeiden mukaan.
Olipa kyseessä pieni tai suuri juhla, niin ammattilaiset osaavat hoitaa sen.
7. Asiakastyytyväisyys
Onnistunut tapahtuma parantaa yrityksen imagoa ja lisää asiakastyytyväisyyttä.
Ammattilaisten järjestämä tapahtuma on usein laadukas ja hyvin toteutettu.
Tämä jättää positiivisen muistijäljen osallistujille.
Yhteenveto
Tapahtumapalveluiden ulkoistaminen on strateginen päätös, joka voi tuoda yritykselle monia etuja.
Ammattitaito, ajansäästö, kustannustehokkuus, riskienhallinta, luovuus, joustavuus ja
asiakastyytyväisyys ovat tärkeimpiä syitä, miksi ulkoistaminen kannattaa.
Haluaisitko ulkoistaa juhlien järjestämisen?
Voit ulkoistaa meille koko toteutuksen, jolloin tapahtumatuottaja ottaa vetovastuun
koko tapahtuman suunnittelusta, organisoinnista ja toteutuksesta.
Yhteyshenkilönne tehtäväksi jää, että valitsette vain mieluisimmat / teille sopivimmat vaihtoehdot.
Tapahtumatuottaja vastaa eri toimijoiden,
kuten esiintyjien ja juontajien varauksista sekä teknisestä toteutuksesta,
kuten äänentoistot, lavarakenteet, valaistustekniikka yms.
Tapahtumatuottaja myös ideoi / koordinoi teeman ja budjetin mukaisen
somistekokonaisuuden asennuksineen ja purkuineen – sovitussa aikataulussa,
yhdessä juhlapaikan yhteyshenkilön, somistajien sekä muiden sidosryhmien kanssa.
Hän voi huolehtia myös pitopalveluiden / juhlatilojen kilpailutuksesta
sekä kuljetusten varauksista yms.
Juhlapäivän koordinoimiseen ja yllä olevien asioiden selvittämiseen
menee tapahtumatuottajalta kokonaisuudessaan n. 10-15h + mahdollinen juhlapäivän läsnäolo.
Sinun ei tuolloin tarvitse huolehtia yksityiskohdista / aikatauluista
ja niiden muutoksista, varausten lukituksista yms.
Tapahtumatuottaja pitää tuon kaiken hallinnassaan – annetun budjetin ja aikataulun raameissa.
Halutessanne tapahtumatuottaja voi olla myös tapahtumapäivänä paikanpäällä,
jolloin hän huolehtii esiintyjien / tavarantoimittajien vastaanottamisesta,
paikkojen näyttämisestä ja aktiviteettipisteiden / somistajien perehdyttämisestä,
niin kaikki on sovituissa paikoissa sovituissa aikatauluissa.
Nuo kaikki kilpailutukset ja varaukset voi tehdä myös itse.
Meiltä saa kyllä yksittäiset tarjoukset meidän omista somistepaketeista, esiintyjistä, aktiviteeteista yms
– eikä tuosta tule tapahtumatuottajan kustannuksia.
Monet tapahtumatoimistot tilaavatkin meidät somistamaan tai tuomaan aktiviteetteja yms.
He kuitenkin laittavat aina meidän hintojen päälle omat provisiot.
Meiltä nämä kaikki saa suoraan meidän omasta varastosta ilman välikäsiä ja
euroja pystytään siten säästämään tai käyttämään johonkin extraan.
PS. Katso sivun alaosasta mitä kaikkea saat yhdestä ja samasta paikasta.
Google arvostelujen keskiarvo 4,8
Pienet ja suuret yritysjuhlat – autamme näissä:
Juhlakonseptit Teema, suunnittelu, toteutus – yksityiskohtia myöten.
Juhlatilat Etsimme parhaiten budjettiasi, toiveitasi, kohderyhmää ja kohtaamisia palvelevat tilat.
Anniskelu / catering Meillä on useita laadukkaita kumppaneita tähän, joten löydämme nopeasti aikatauluihisi sekä budjettiisi sopivimman vaihtoehdon.
Viihde- ja ohjelmapalvelut Dinner & Show paketit, Dj:t, bilebändit, trubaduurit, koomikot, taikurit, viihdelaitteet, pelipöydät jne.
Äänentoisto- ja valotekniikka Erityisesti valoilla loihdit tilaan kuin tilaan upean elämyksen.
Somistus ja lavastus Brändin ja teeman mukainen somistus tunnelmaa kohottamaan.
Tapahtumatyöntekijät Baarimikot, vahtimestarit, järjestyksenvalvojat, tarjoilijat, siivoojat yms.
Kuljetukset Bussit, erikoisemmat
Jos tuntuu ettei aika, voimat tai ideat riitä – yritysjuhlien järjestämisen voi ulkoistaa.
Meiltä saat apuja:
– budjetointiin ja siinä pysymiseen
– aikataulutukseen
– sisällön suunnitteluun
– pitopalvelun / anniskelun varaamisen ja kilpailutukseen
– juhlapaikan varaukseen ja somistukseen.
Jos haluat helpottaa järjestelyjäsi, niin kerro meille taustatoiveet, aikataulut sekä budjetti. Saat nopeasti vastauksen erilaisista pakettiratkaisuista.
# Yritysjuhlat
Nämä kaikki saat yritysjuhliin yhdestä ja samasta paikasta
Vähemmän säätöä - enemmän hauskaa
Baarimikot
Lue lisää.
Teemoilla uutta virtaa yritysjuhliin
Casino / Las Vegas
Lue lisää.
Halloween
Lue lisää.
80- / 90 luku
Lue lisää.
Gatsby
Lue lisää.
After Ski
Lue lisää.
Movies
Lue lisää.
Hawaii
Lue lisää.
Meiltä saat kaiken mitä tarvitset. Helposti & nopeasti.
Tapahtumakonseptit
Teema, suunnittelu, toteutus, yksityiskohtia myöten. Saat myös viihdelaitteet ja somisteet suoraan omasta varastostamme.
Tapahtumatilat
Etsimme parhaiten kohderyhmää, kohtaamisia ja budjettia palvelevat tilat – toiveita kuunnellen. Meiltä saat samalla esiintyjät, aktiviteetit, somisteet yms.
Tapahtumatyöntekijät
Baarimikot, pelinhoitajat, järjestyksenvalvojat, somistajat, loppusiivoukset yms.
Viihde- ja ohjelmapalvelut
Tavoitteiden, kohderyhmän ja teeman mukaista sisältöä – oikeaan aikaan aikataulutettuna. Aktiviteetit, ohjelmat, DJ:t, karaoket, bilebändit, trubaduurit, koomikot, taikurit, show-ryhmät yms.
Äänet, valot ja somisteet
Valoilla + somisteilla loihdit tilaan kuin tilaan upean elämyksen. Somistus ja lavastus (tietyn teeman mukainen rekvisiitta tunnelmaa kohottamaan).
Catering
Eräs tärkeimmistä juhlien yksittäisistä elementeistä – iloa ja elämyksiä myös tarjoilujen avulla. Meillä on useita laadukkaita catering-kumppaneita, joista löydämme sinulle sopivimman ja saat siitä nopeasti tarjouksen mailiisi.
Vuokralaitteilla ja -somisteilla hauskaa sisältöä juhliisi!
Vuokraamme monipuolisesti erilaisia laitteita ja somisteita juhliin ja tapahtumiin, mm. viihdelaitteet, herkkulaitteet, casinopelit, juhlavalot, kalusteet, kuvausseinät, koristeet, astiat... Melkein mitä vain!
