Tapahtumatuottaja / Tapahtumatoimisto
HUOM! Nettisivujen uudistus käynnissä. Pahoittelemme häiriöitä.
Tapahtumatuottaja – Onnistuneiden tapahtumien arkkitehti
Tapahtumatuottaja on monipuolinen ammattilainen,
jonka vastuulla on tapahtuman kokonaisvaltainen suunnittelu, toteutus ja seuranta.
Hän on ikään kuin kapellimestari,
joka pitää langat käsissään ja varmistaa, että kaikki osa-alueet toimivat saumattomasti yhteen.
TAPAHTUMATUOTTAJAT VINKKICORNER:
Oletko ikinä törmännyt yhtälöön: Hyvä, halpa ja nopea tapahtuma?
Kokemuksellani voin todeta, että pystyt valitsemaan vaihtoehdoista vain kaksi.
Kolmas on aina vastakohta.
Siten suosittelen aloittamaan tapahtumasuunnittelun AINA hyvissä ajoin.
Mitä tapahtumatuottaja tekee?
Tapahtumatuottajan työnkuva on laaja ja vaihtelee tapahtuman luonteen ja koon mukaan.
Yleisesti ottaen tehtäviin kuuluu:
Suunnittelu:
– Tavoitteiden määrittely yhdessä asiakkaan kanssa.
– Konseptin ja teeman luominen.
– Budjetin ja aikataulun laatiminen.
– Paikan, ohjelman ja tarjoilujen suunnittelu.
Koordinointi:
– Yhteydenpito sidosryhmiin (esiintyjät, toimittajat, yhteistyökumppanit).
– Työryhmän johtaminen ja tehtävien delegointi.
– Aikataulun ja budjetin seuranta.
– Riskienhallinta ja ongelmanratkaisu.
Toteutus:
– Tapahtuman käytännön järjestelyt.
– Teknisen toteutuksen valvonta (äänentoisto, valaistus, videotekniikka).
– Paikan somistus ja koristelu.
– Vieraanvaraisuudesta huolehtiminen.
Seuranta:
– Palautteen kerääminen osallistujilta ja asiakkaalta.
– Tapahtuman onnistumisen arviointi.
– Loppuraportin laatiminen.
Tapahtumatuottajan ominaisuudet:
Organisointikyky:
Kyky hallita useita samanaikaisia projekteja ja aikatauluja.
Kommunikointitaidot:
Kyky viestiä selkeästi ja tehokkaasti eri sidosryhmien kanssa.
Ongelmanratkaisukyky:
Kyky reagoida nopeasti ja tehokkaasti yllättäviin tilanteisiin.
Luovuus:
Kyky luoda mieleenpainuvia ja innovatiivisia tapahtumia.
Stressinsietokyky:
Kyky työskennellä paineen alla ja pitää langat käsissään.
Sosiaaliset taidot:
Kyky luoda hyviä suhteita ihmisiin.
Taloudellinen osaaminen:
kyky hallita budjetteja.
Miksi palkata tapahtumatuottajat?
Ammattitaito:
Tapahtumatuottaja tuo tapahtumaan ammattitaitonsa ja kokemuksensa.
Ajansäästö:
Tapahtuman järjestäminen vie paljon aikaa ja vaivaa.
Tapahtumatuottaja vapauttaa asiakkaan aikaa muihin asioihin.
Stressin vähentäminen:
Tapahtumatuottaja ottaa vastuun tapahtuman järjestämisestä,
jolloin asiakas voi nauttia tapahtumasta ilman stressiä.
Kustannustehokkuus:
Tapahtumatuottaja osaa optimoida budjetin käytön ja välttää kalliita virheitä.
Onnistunut lopputulos:
Ammattitaitoinen tapahtumatuottaja varmistaa,
että tapahtuma onnistuu ja jättää positiivisen muistijäljen.
Tapahtumatuottaja on korvaamaton apu kaikille,
jotka haluavat järjestää onnistuneen ja mieleenpainuvan tapahtuman.
Tapahtumatoimistomme avulla
Vähemmän säätöä - enemmän hauskaa
Harvoin saat yhdestä ja samasta yrityksestä nämä kaikki:
– ohjelma- ja viihdepalvelut, aktiviteetit,
– somisteet,
– kalusteet,
– herkku- ja viihdelaitteet,
– ääntä ja valoa
sekä
– suunnittelut, koordinoimiset ja toteutukset.
Jos haluat säästää aikaa, hermojasi sekä eurojasi,
niin meidän tapahtumatoimistolta löytyy pakettiratkaisut jokaiseen budjettiin.
Kerro budjetti sekä taustatietoja juhlistasi / tapahtumastasi.
Ideoimme sinulle useita vaihtoehtoja, joista valitset mieluisimman kokonaisuuden.
Haluaisitko ulkoistaa tapahtuman järjestämisen?
Tapahtumatuottaja ottaa vetovastuun
tapahtuman suunnittelusta, organisoinnista ja toteutuksesta.
Yhteyshenkilönne tehtäväksi jää, että valitsette vain mieluisimmat / teille sopivimmat vaihtoehdot.
Tapahtumatuottaja vastaa eri toimijoiden,
kuten esiintyjien ja juontajien varauksista sekä teknisestä toteutuksesta,
kuten äänentoistot, lavarakenteet, valaistustekniikka yms.
Tapahtumatuottaja myös ideoi / koordinoi teeman ja budjetin mukaisen
somistekokonaisuuden asennuksineen ja purkuineen – sovitussa aikataulussa,
yhdessä juhlapaikan yhteyshenkilön, somistajien sekä muiden sidosryhmien kanssa.
Hän voi huolehtia myös
pitopalveluiden / juhlatilojen kilpailutuksesta, kuljetusten varauksista yms.
Juhlapäivän koordinoimiseen ja yllä olevien asioiden selvittämiseen
menee tapahtumatuottajalta kokonaisuudessaan n. 10-15h + mahdollinen juhlapäivän läsnäolo.
Sinun ei tuolloin tarvitse huolehtia yksityiskohdista / aikatauluista
ja niiden muutoksista, varausten lukituksista yms.
Tapahtumatuottaja pitää tuon kaiken hallinnassaan
– annetun budjetin ja aikataulun raameissa.
Halutessanne tapahtumatuottaja voi olla myös tapahtumapäivänä paikanpäällä,
jolloin hän huolehtii esiintyjien / tavarantoimittajien vastaanottamisesta,
paikkojen näyttämisestä ja aktiviteettipisteiden / somistajien perehdyttämisestä,
niin kaikki on sovituissa paikoissa sovituissa aikatauluissa.
Kaikki yllämainitut asiat voi tehdä myös itse.
Meiltä saa kyllä yksittäiset tarjoukset meidän omista somistepaketeista, esiintyjistä, aktiviteeteista yms
– eikä tuosta tule tapahtumatuottajan kustannuksia.
Monet tapahtumatoimistot tilaavatkin meidät somistamaan tai tuomaan aktiviteetteja yms.
He kuitenkin laittavat aina meidän hintojen päälle omat provisiot.
Meiltä nämä kaikki saa suoraan meidän omasta varastosta ilman välikäsiä ja
euroja pystytään siten säästämään tai käyttämään johonkin extraan.
PS. Katso sivun alaosasta mitä kaikkea saat yhdestä ja samasta paikasta.
# tapahtumatuottaja # tapahtumatuottaja helsinki uusimaa päijät-häme # tapahtumatuottajat
# tapahtuman suunnittelu # tapahtumatoimisto
DJ Ooves kävi Porvoon valoviikoilla ja väkeä riitti ympärillä kuvaamassa.
Taustalla soi hänen uusi bilebiisi: Ooves – Gone.
DJ Ooves soittaa tapahtumissa toiveidesi ja tapahtuman luonteeseen sopivaa musiikkia.
IG / TikTok / Spotify @oovesmusic
#artistikeikalle #dj juhliin #dj tapahtumiin
Tapahtumapaketeillamme saat euroja säästöön
Valokyltti
Värisävyt vaihdettavissa.
Hinta 60€/vkl
Viherkaari n. 2x2m
HUOM! Värit ja kukat räätälöidään toiveiden ja bujdetin mukaan.
Kukkatolppa n. 2m
HUOM! Värit ja kukat räätälöidään toiveiden ja bujdetin mukaan.
Baaritiski
HUOM! Baaritiskin ympärille voi myös rakentaa näyttävän viherkaaren.
Onnenpyörä
Lue lisää.
Ohjelmoitavat valoketjut
Baarimestarit
Lue lisää.
LED-esiintyjät
Lue lisää.
Reaktiopeli
Lue lisää.
Paljettiseinät
Kysy lisää.
Teemasomisteet
Casino / Las Vegas
Lue lisää.
80- / 90 luku
Lue lisää.
After Ski
Lue lisää.
Hawaii
Lue lisää.
Halloween
Lue lisää.
Tapahtumatuottajat luovat onnistuneita
kohtaamispisteitä - iloa - elämyksiä.
Tunnelma, viihtyvyys ja yksityiskohdat ovat huomioitu juhlien useissa eri kohtaamispisteissä. Alitetaan budjetit – ylitetään odotukset.
Tapahtumatuottaja aloittaa työnsä aina tapahtumakonseptin suunnittelulla. Se on käyttäjä- ja kohderyhmäkeskeistä suunnittelua. Tapahtuma on nimittäin eräs tehokkaimmista työkaluista asenteiden, arvostuksen ja sitouttamisen kehittämiseen. Älä jätä tuota faktaa hyödyntämättä.
Menestyvät yritykset ovat jo huomanneet tuon ja järjestävät useita erilaisia tapahtumia vuodessa. He ovat myös huomanneet tapahtumien selkeät liiketoiminnalliset hyödyt. Jokainen hyvä tapahtumakonsepti ponnistaa kuitenkin siitä, että kohderyhmä tunnetaan hyvin ja sen tarpeet ja tunteet ymmärretään vielä paremmin.
Onnistuneessa tapahtumakonseptissa pitää olla selkeä ja kristallinkirkas ajatus siitä, KENELLE tapahtuma järjestetään. Pitää siis tietää ja ymmärtää kohderyhmää sekä sen käyttäytymisen tapoja ja motiiveja. Tarkka kohderyhmän määritys auttaa löytämään työkalut, miten pystymme vaikuttamaan ihmisiin halutulla tavalla. On tärkeää esimerkiksi selvittää, millainen on kohderyhmän ajankäyttö, mistä se on kiinnostunut ja miten me voisimme tapahtuman keinoin tuoda lisäarvoa heidän arkeensa.
Parhaimmillaan tapahtumakonseptissa on osia, joiden avulla tapahtuma kerää ja lisää asiakasymmärrystä tulevien toimenpiteiden parantamiseksi. Tapahtumakonsepti on itseasiassa kohderyhmälähtöinen toimenpidemalli, jossa tärkeimpänä kanavana on itse tapahtuma, taianomainen hetki kun ihmiset kohtaavat.
Lähdetään yhdessä suunnittelemaan mieleenpainuva tapahtuma, joka on täynnä:
– ILOA – VIIHDETTÄ – ELÄMYKSIÄ.
Tapahtumatuottajan vinkit
1. Vaikuta tunteisiin = sitoutuminen kasvaa
Tapahtuma on aina tilaisuus kohtaamisille. Nämä kohtaamiset edistävät hyvin toteutettuna myös liiketoimintaasi. Parhaiten nimittäin muistamme sen mitä tunsimme. Tunne on se avainsana. Tunteet vaikuttavat sitoutumiseen – positiivisesti tai negatiivisesti.
Tunteisiin vaikuttaminen onkin palvelumuotoilijoiden kärkiprioriteettina. Tuossa halutaan onnistua, koska sen vaikuttavuus tiedostetaan. Vaikuta siis tunteisiin ja onnistut viemään tavoitettasi eteenpäin. Tämä sama pätee myös yrityksesi virkistyspäivien osalta. Nämä kohtaamiset pitää osata järjestää oikein.
2. Vältä tämä virhe
Yksi ”yleinen ongelma” on ettei tehdä oman näköisiä tapahtumia, vaan tehdään niin kuin on aina tehty. Usein siinä kärsii laatu.
Olen järjestänyt ja ollut vieraana useissa erilaisissa tapahtumissa, joten voit hyödyntää ideoitani. Kyselen myös aina toiveitasi ja pystyn kertomaan erilaisista, uusistakin ideoista.
Organisointi. Tapahtumien käytännön järjestelyistä saattaa vastata ”järjestelykomitea”. Ryhmän jäsenet käyttävät paljon aikaansa googletteluun ja sähköpostien lähettämiseen. Työrytmikin rikkoontuu ja se syö tutkitusti työtehokkuutta normaalista työarjesta – työstä joihin heidän on varsinaisesti palkattu.
Samoin useat kokoukset ja palaverit syövät työtehokkuutta – ryhmän kokoontuessa useiden eri henkilöiden ja päälliköiden voimin. Paljonko näiden kokousten pitäminen maksaa yrityksellesi?
Pahimmillaan nämä samat työntekijät vastaavat kaikista käytännön järjestelyistäkin, jolloin tapahtumat menevät heiltä pahimmillaan ohi: niistä ei muisteta mitään, koska ollaan väsyneitä ja kiukkuisia. Näin sen ei kuuluisi olla. Kaikkien tulisi nauttia tapahtumista. Niistä pitää jäädä hyvät muistot myös järjestäjille.
3. Ulkoistaminen = aikaa ja euroja säästöön
Jos aika, voimat tai ideat eivät riitä, niin tapahtumien suunnittelun ja järjestämisen voi ulkoistaa.
Voit ulkoistaa koko tapahtuman järjestämisen avaimet käteen -toimituksena tai voit pyytää apua tiettyihin asioihin: budjetointiin, aikataulutukseen. sisällön suunnitteluun, kilpailutuksiin tai tilojen, esiintyjien ja palveluntuottajien varauksiin.
Minulla on valmiiksi yhteydet hyviksi todettuihin toimijoihin. Se nopeuttaa järjestelyjä ja vähentää pettymisen riskiä. Jos budjetti on pieni, niin silloin pitää keskittyä asioihin, jotka vaikuttavat eniten positiiviseen asiakaskokemukseen. Parhaiten muistamme sen mitä tunsimme. Vaikuta siis tunteisiin ja onnistut.
Mitä parempi tunnelma, niin sen paremmin asiakkaat viihtyy. Se taas jättää paremman muistikuvan, jolloin sitoutuminen ja arvostus sinua / yritystäsi kohtaan kasvaa.
Oli sinulla isomman tai pienemmän avun tarve, niin minä autan. Tarkoituksenani on luoda sinulle ja vieraillesi iloa, onnistuneita elämyksiä sekä tietenkin alittaa budjetit.
Vuokralaitteilla ja -somisteilla hauskaa sisältöä juhliisi!
Vuokraamme monipuolisesti erilaisia laitteita ja somisteita juhliin ja tapahtumiin, mm. viihdelaitteet, herkkulaitteet, casinopelit, juhlavalot, kalusteet, kuvausseinät, koristeet, astiat... Melkein mitä vain!
