Tapahtumatuottaja aloittaa työnsä aina tapahtumakonseptin suunnittelulla. Se on käyttäjä- ja kohderyhmäkeskeistä suunnittelua. Tapahtuma on nimittäin eräs tehokkaimmista työkaluista asenteiden, arvostuksen ja sitouttamisen kehittämiseen. Älä jätä tuota faktaa hyödyntämättä.

Menestyvät yritykset ovat jo huomanneet tuon ja järjestävät useita erilaisia tapahtumia vuodessa. He ovat myös huomanneet tapahtumien selkeät liiketoiminnalliset hyödyt. Jokainen hyvä tapahtumakonsepti ponnistaa kuitenkin siitä, että kohderyhmä tunnetaan hyvin ja sen tarpeet ja tunteet ymmärretään vielä paremmin.

Onnistuneessa tapahtumakonseptissa pitää olla selkeä ja kristallinkirkas ajatus siitä, KENELLE tapahtuma järjestetään. Pitää siis tietää ja ymmärtää kohderyhmää sekä sen käyttäytymisen tapoja ja motiiveja. Tarkka kohderyhmän määritys auttaa löytämään työkalut, miten pystymme vaikuttamaan ihmisiin halutulla tavalla. On tärkeää esimerkiksi selvittää, millainen on kohderyhmän ajankäyttö, mistä se on kiinnostunut ja miten me voisimme tapahtuman keinoin tuoda lisäarvoa heidän arkeensa.

Parhaimmillaan tapahtumakonseptissa on osia, joiden avulla tapahtuma kerää ja lisää asiakasymmärrystä tulevien toimenpiteiden parantamiseksi. Tapahtumakonsepti on itseasiassa kohderyhmälähtöinen toimenpidemalli, jossa tärkeimpänä kanavana on itse tapahtuma, taianomainen hetki kun ihmiset kohtaavat. Lähdetään yhdessä suunnittelemaan mieleenpainuva tapahtuma, joka on täynnä:
– ILOA – VIIHDETTÄ – ELÄMYKSIÄ.