Jani Mantynen
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Hoida yksityiskohdat kuntoon ja ylität vieraiden odotukset ja luot WAU-efektin.

Onnistuneessa tapahtumassa / juhlassa asiakaskokemus on huomioitu kutsuista, tapahtuman sisältöön ja aina narikasta lähtemiseen – visuaalisuutta, tapahtumankaarta ja kiitoskortteja unohtamatta. 

Monilta näiden miettiminen kuitenkin kiireessä unohtuu ja sen huomaa lopputuloksessa. Matka ”tavanomaisesta” tapahtumasta odotukset ylittävään – ei ole pitkä eikä vaadi ihmeitä.

Autan asiakkaitani tapahtuma-/juhlasuunnittelussa näiden huomioimisessa. Varsinkin jos budjetti on pieni, niin silloin pitää osata keskittyä niihin asioihin, jotka vaikuttavat eniten positiiviseen juhlakokemukseen.

Parhaiten nimittäin muistamme sen mitä tunsimme. Vaikuta siis tunteisiin ja onnistut. Mitä parempi tunnelma, niin sen paremmin vieraat myös viihtyvät. Tuo takaa sen, että juhlasi ovat kaikkien mielestä onnistuneet. Se jättää paremman muistikuvan, jolloin arvostus sinuakin kohtaan erinomaisena juhlajärjestäjänä kasvaa.

Kerron miten loihdit positiivisen, ilahduttavan ja jopa odotukset ylittävän asiakaskokemuksen kullakin osa-alueella:

  • Tapahtumakonseptit (teema, suunnittelu, toteutus – yksityiskohtia myöten)
  • Tapahtumatilat (Etsimme parhaiten kohderyhmää ja kohtaamisia palvelevat tilat – toiveita kuunnellen)
  • Catering (eräs tärkeimmistä juhlien yksittäisistä elementeistä – iloa ja elämyksiä tarjoilujen avulla. Tunnemme jokaiselle budjetille parhaiten tuon toteuttavat pitopalvelukumppanit.)
  • Viihde- ja ohjelmapalvelut (tavoitteiden ja kohderyhmän mukaista sisältöä – oikeaan aikaan aikataulutettuna. Yhteiset tekemiset, dj:t, bilebändit, trubaduurit, koomikot, taikurit, photo booth jne)
  • Äänentoisto- ja valotekniikka (erityisesti valoilla loihdit tilaan kuin tilaan vaikuttavan ja odotukset ylittävän elämyksen. Kysy edullisia ratkaisujamme)
  • Somistus ja lavastus (tietyn teeman mukainen rekvisiitta tunnelmaa kohottamaan – karkkibuffet valotauluineen, kärrylliset hattara-popcornkoneet nostaa herkkubuffet elämyksen uudelle tasolle)
  • Tapahtumatyöntekijät (baarimikot, vahtimestarit, järjestyksenvalvojat, siivous)
    Esimerkiksi juo­ma­baa­rin järjestämällä ih­mi­set saa­daan liik­keel­le ei­vät­kä he juu­tu pöy­tiin. Baa­rin voi ra­ken­taa jon­kin tee­man ym­pä­ril­le. Gi­ni­baa­ris­sa vie­raat pää­se­vät mais­te­le­maan esi­mer­kik­si ko­ti­mai­sia gi­ne­jä ja eri­lai­sia to­ni­ce­ja. Juo­man voi ko­ris­tel­la sit­ruu­nan si­jas­ta myös grei­pil­lä, kur­kul­la, ros­ma­rii­nil­la tai kar­pa­loil­la. Samp­pan­ja­baa­ri tai pien­pa­ni­moi­den ar­te­saa­ni­o­lui­hin eri­kois­tu­nut baa­ri ei ole huo­no vaih­to­eh­to se­kään. Tai mil­tä kuu­los­taa sang­ri­a­baa­ri?
  • Kuljetukset (bussit, erikoisemmat)

Vaikka saisit monet osa-alueet onnistumaan, niin yhdelläkin osa-alueella epäonnistuminen voi kuitenkin äkkiä kääntää mielikuvia negatiiviseksi.

Muista siis tarkasti miettiä tapahtuman kulkua vierailijan näkökulmasta aina saapumisesta kiitoskortteihin.

Muista miettiä myös sisällöille tapahtumankaari – mitä tapahtuu ja milloin. Vieraillesi ei ole turhia sormen naputteluja pöydissä tai harmitteluja, kun ei ollut tarpeeksi aikaa omille keskusteluille. 

Kun otat jokaisen osa-alueen yksityiskohdat huomioon, niin luot ilahduttavan ja jopa vieraasi odotukset ylittävän tapahtuman.

Hyviä juhlia toivottaen,

Jani & Veli-Pekka Mäntynen